Tarjouspyynnöt lisätään ohjelmaan tarjous-tyyppisinä myyntitilauksina. Jos asiakas hyväksyy tarjouksen, niin tarjous muutetaan tilaukseksi.
Tarjottavat tuotenimikkeet ja tuoterakenteet voidaan lisätä jo tarjousvaiheessa. Tuoterakenteen avulla saadaan laskettua tuotteelle tarkka hinta.
Uusien nimikkeiden lisäämisen sijasta voidaan tarjouksessa käyttää yleisnimikkeitä. Jos tuoterakennetta ei ole, niin hinta pitää laskea muilla työkaluilla. Uuden tuotenimikkeet lisätään vasta sitten jos asiakas hyväksyy tarjouksen.
Koska uusien nimikkeiden teko tarjousvaiheessa saattaa olla liian työlästä, niin tarjottavien tuotteiden sisältö ja hinta voidaan määritellä taulukkolaskimessa. Taulukkolaskimen tilausrivit voidaan vastaanottaa tarjouksen riveiksi. Tässä vaiheessa riveillä käytetään yleisnimikkeitä. Rivien hinta tulee taulukkolaskimesta ja nimikkeen rakenne (raaka-aineet ja työvaiheet) tallentuu taulukkolaskimesta riville. OIkeaa tuoterakennetta ei kuitenkaan täsäs vaiheessa vielä tehdä.
Jos asiakas hyväksyy tarjouken, niin riville tallentuneiden perus- ja rakennetietojen avulla saadaan ohjelmallisesti luotua uudet nimikkeet ja tuoterakenteet.
Tilaukselle syötetään perustiedot tilaajasta, toimituksesta ja laskutuksesta. Suuri osa tiedoista tulee valmiiksi asiakkaan tiedoista.
Viimeistään siinä vaiheessa kun tilaus vahvistetaan on lisättävä uudet tuotenimikkeet ja tuoterakenteet.
Jos asiakkaalla on valmius lähettää sähköisiä (EDI, XML, ...) tilauksia, niin sitä kannattaa hyödyntää. Tilausten vastaanotto ei osaa luoda tuotenimikkeitä ja rakenteita joten ne on lisättävä ennen vastaanottoa. Tilaus voidaan tarvittaessa vastaanottaa yleisnimikkeillä ja tuoterakenteet lisätään vasta sitten kun tilaus on vastaanotettu.
Kun tuotteelle on tehty tuoterakenne, niin tilausriville saadaan laskettua realistinen toimituspäivä. Laskenta ottaa huomioon kaikkien muiden töiden työvaiheiden kuormitukset ja sijoittaa tilatun tuotteen työvaiheet niiden joukkoon siten, että se ei aiheuta viivästyksiä muille töille. Tätä toimituspäivää on turvallista ehdottaa asiakkaalle. Jos toimituspäivää aikaistetaan tästä, niin tuotantoon saattaa tulla ylikuormaa.
Laskenta tehdään tilatun tuotteen työvaiheille. Jos tuotteella on tilausohjautuvia alarakenteita, niin niiden työvaiheita laskenta ei huomioi. Jos alarakenteet on varasto-ohjautuvia, niin silloin niitä ei tarvitsekkaan huomioida sillä oletusarvoisesti niitä on aina varastossa tarpeeksi päätuotteen tarpeisiin.
Jos tilatulle tuotteelle ei ole tehty tuoterakennetta, niin sopivan toimituspäivän haarukoinnissa voi käyttää apuna kuormitusryhmäkohtaista karkeakuormitustagrafiikkaa. Siitä näkee milloin eri kuormitusryhmillä (koneilla) on aikaisintaan vapaata kapasiteetia uuden tuön tekemiseen.
Myyntitilauksen syöttämiseen saadaan lisättyä tarkastusruutu joka avautuu silloin jos tilausrivin tuotteen toimituspäivä on liian aikainen tai tuotteen raaka-aineiden vapaa varastosaldo ei ole riittävä.
Tarkastus tehdään silloin kun tilausriville syötetään tilattu määrä ja toimituspäivä tai silloin kun koko tilaus tallennetaan.
Toimituspäivien tarkastus ja materiaalien riitto
Kun tilauksen tiedot on syötetty valmiiksi, niin tilauksen riveille tehdään työmääräimet. Rivien tuotteilla on oltava tuoterakenteet.
Työmääräin-ikkunaan tuodaan myydyt tuoterivit ja niiden alarakenteet. Jos tuote on tilausohjautuva, niin aloitettava määrä asetetaan tilatun määrän mukaan. Varasto-ohjautuville tuotteille ehdotetaan työmääräintä tehtäväksi vain siinä tapauksessa, että tuotteen vapaa saldo menee alle hälytysrajan.
Samalla kun työmääräimet tehdään, niin työt kuormitetaan toimituspäivistä taaksepäin. Jokaiselle työvaiheelle lasketaan aika jolloin se on aloitettava (vaiheen kriittinen alkupäivä) ja aika jolloin sen on oltava valmis (vaiheen kriittinen loppupäivä). Työvaiheet tulee tämän jälkeen näkyviin työpiste-ikkunaan.
Työmääräimien lisääminen
Työmääräinlomake
Kun työmääräimet on tehty, niin niille voidaan tarvittaessa tilata raaka-aineet ja alihankinnat tarvelaskennan avulla.
Tuotantotilanne-ikkunasta nähdään onko tilatuille tuotteille riittävästi raaka-aineita. Ikkunasta voi myös tarkastaa kuinka tuotteiden valmistuminen on edistynyt.
Jos ikkunaan avataan kaikki kiireellisimmät myynnit, niin ikkunaa voidaan käyttää hyödyksi tuotantopalaverissa jossa päätetään mitä tuotteita ryhdytään valmistamaana ja mitkä jätetään aloittamatta esim. raaka-ainepuutteiden takia.
Myyntitilauksen tuotteiden tuotantotilanne
Kun myyntitilauksen tuotteet on valmistuneet, niin tilauksen riveille saadaan laskettua toteutuneet hinnat ja katteet. Rivien toteutuneet hinnat summataan myös koko tilaukselle. Laskentaan tulee mukaan toteutuneet raaka-aineet, työvaiheet ja alihankinnat. Niiden lisäksi voidaan laskea mukaan myös rahtikulujen kustannusarvio ja yleiskustannus.
Myyntitilauksen rivin jälkilaskentahinnat